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個人情報の取扱い個人情報の取扱い

個人情報の取扱い

当社における個人情報の取扱いは、以下のとおりです。

※本取扱いにおける「個人情報」および「個人データ」とは、個人番号および特定個人情報を除くものをいいます。個人番号および特定個人情報の取扱いについては、「特定個人情報の取扱い」が適用されます。

  1. 個人情報の適正な取得
    当社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段によりお客さまの個人情報を取得します。
  2. 個人情報の利用目的
    当社は、個人情報を以下(1)から(19)および5.に掲げる目的に必要な範囲で利用し、法令で定める場合を除き、目的外には利用しません。
    また、当社は、お客さまにとって利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、取得の場面に応じて利用目的を限定するよう努めます。
    利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に通知するか、当社公式ウェブサイト等に公表します。
    (1) 不動産もしくはそれに付帯する設備の管理
    (2) 不動産の賃貸およびその代理業務
    (3) 不動産の賃借および売買にかかる事務代行
    (4) 警備に関する業務
    (5) 自動車の運行管理
    (6) 印刷物の発注、保管発送および物流管理等の事務代行
    (7) 軽印刷および製本業務
    (8) 入社選考ならびに労働契約等締結のための基本データの収集
    (9) 求職情報のご提供・ご案内、その他業務上必要な連絡
    (10) 入社後の適正な雇用管理(福利厚生を含む)、安全衛生管理
    (11) 出向、転籍等企業グループ間の人事管理
    (12) 研修、教育
    (13) 他のグループ会社から受託する人事・給与厚生等事務代行業務の遂行
    (14) 什器、備品、事務用消耗品の購入、管理、発送および配送
    (15) 文書、証票その他の書類の作成、整理、保管、発送および配送
    (16) お問い合わせ・ご意見等への対応
    (17) ご本人かどうかの確認
    (18) 当社職員の採用

    (19) その他、上記(1)から(18)に付随する業務ならびにお客さまとの取引および当社の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務

  3. 第三者への提供および第三者からの取得

    (1)当社は、法令に基づく場合およびSOMPOホールディングスグループ各社との間で共同利用を行う場合を除き、お客さまご本人の同意なくお客さまの情報を第三者に提供することはありません。

    (2)当社は、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項(いつ、どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等)について記録し、個人データを第三者から取得する場合には当該取得に関する事項(いつ、どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等)について確認・記録します。

  4. 個人データの取扱いの委託
    当社は利用目的の達成に必要な範囲において、お客さまの個人データの取扱いを国内外の他の事業者に委託することがあります。お客さまの個人データの取扱いを委託する場合は、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
  5. 個人データのグループ会社との共同利用
    SOMPOホールディングス株式会社(以下「SOMPOホールディングス」といいます。)によるグループ会社の経営管理のために、SOMPOホールディングスとSOMPOホールディングスグループ各社間で、以下のとおり、個人データを共同して利用することがあります。

    (1)個人データの項目
    SOMPOホールディングスグループが保有する個人データ:氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、その他契約申込書等に記載された契約内容および保険事故に関する内容など、お取引に関する情報

    (2)共同利用するグループ会社の範囲
    共同して利用するグループ会社の範囲はSOMPOホールディングスのホームページをご覧ください。

    (3)個人データ管理責任者
    SOMPOホールディングス株式会社

  6. センシティブ情報の取扱い
    当社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報(本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第76条第1項各号もしくは施行規則第6条各号に掲げる者により公開されているもの、または、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。以下「センシティブ情報」といいます。)を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

    ・事業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

    ・法令に基づく場合

    ・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合

    ・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合

    ・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

  7. 匿名加工情報の取扱い

    (1)匿名加工情報の作成
    当社は、匿名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの)を作成する場合には、以下の対応を行います。

    ・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと

    ・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること

    ・作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること

    ・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

    (2)匿名加工情報の提供
    当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

  8. 個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等
    個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等に関するご請求については、「開示等請求の手続き」に記載のお問い合わせ先までお問い合わせください。
    当社は、ご請求者がご本人または代理人であることを確認させていただくとともに、当社所定の書式にご記入いただいたうえで手続きを行い、後日、原則として書面で回答いたします。開示請求については、回答にあたり、当社所定の手数料をいただきます。
    当社が必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。

    ※開示、訂正等の手続きの詳細については、「開示等請求の手続き」をご覧ください。
  9. 安全管理の取組み
    当社は、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他、個人データの安全管理のため、取扱規程および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じます。
  10. 顧客情報統括管理責任者
    当社における顧客情報(個人情報を含む)の統括管理責任者は以下のとおりです。

    SOMPOビルマネジメント株式会社 経営企画部担当役員
  11. お問い合わせ窓口
    当社の個人情報および匿名加工情報の取扱いに関するご質問、ご照会、苦情等は、下記連絡先にお問い合わせください。

    SOMPOビルマネジメント株式会社
    〒163-0641 東京都新宿区西新宿1-25-1
    電話番号 03-3349-4996
    受付時間 平日:午前9時~午後5時(土日・祝日および12月31日~1月3日は休業)